La gestione di un progetto complesso  

Un progetto , in qualunque settore, puo’ diventare complesso se non pianificato alla perfezione fin da principio.

Le variabili che stravolgono tempi e costi sanno essere tante, nascoste ed insidiose per cui bisogna fare in modo da limitare al minimo gli imprevisti: basti pensare, per chi costruisce case, ad una settimana di pioggia, evento che si verifica sempre ma che non siamo in grado di prevedere nel dettaglio.

Per questo, le organizzazioni piu’ complesse cercano di pianificare al meglio i ritmi e i processi di lavoro in modo da poterli gestire, fermare, rimodulare tenendo sempre presente le variabili che vengono influenzate: tempi e costi, correlate tra loro e determinanti per la buona riuscita del progetto.

Come si pianifica da principio un lavoro? 

Se ne interessa il project manager, persona o struttura capace sia di fornirci informazioni sulla durata dei singoli processi ma sopratutto capace di rimodulare un processo laddove una variabile imprevista modifica i tempi di un sotto-processo precedente; sempre pensando alla pioggia in un cantiere, cosa succede se la squadra aveva quel giorno pianificato di lavorare sul tetto?

Il project manager, guardando gli strumenti in suo possesso, saprà dire se rimodulare quel lavoro ad esempio facendo lavorare le risorse internamente (es. sugli impianti, le mattonelle…) tenendo ben presente che il tempo totale del lavoro non dovrà subire variazioni significative.

E se, ancora per esempio, quel famoso giorno di pioggia estiva era previsto il rivestimento della copertura del tetto? La squadra non puo’ lavorare nemmeno all’interno, perche’ piove anche li’ senza tetto.

Il PM in quel caso dovrà valutare i rischi legati ad uno stop lavorativo, calcolando l’impatto che quel giorno avrà sul tempo totale di progetto.

Gli strumenti

Il PM dovrà avere sicuramente sotto controllo il tempo totale come somma dei sotto-tempi, operazioni che possono essere anche svolte all’unisono, in maniera disgiunta o subordinata (le porte posso metterle quando e’ terminata la muratura, ma le mattonelle posso posarle anche senza aver pitturato le ringhiere, ad esempio)

Per cui, lo strumento dovrà tener conto di parametri di vincolo tra i sotto-processi e ricalcolare i tempi finali di progetto in funzione di eventi dinamici ed imprevisti, ma anche simulare un eventuale spostamento “non indotto” ma deciso dal PM in ordine a regolare i costi del progetto.

Il punto cardine di ogni progetto e’ il diagramma di GANTT, un crono-programma grafico dove visualizzare, spostare, vincolare i sottoprocessi e che tiene conto sempre della data finale o dei vincoli imposti.

I vantaggi dell’uso di questi grafici includono chiarezza e immediatezza nella comunicazione degli aspetti salienti di un progetto, responsabilizzaione delle risorse sul completamento dei lavori, gestione del tempo e altro ancora.

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